Je voegt je accountant toe met zijn e-mailadres en kiest daarbij de rol Boekhouder. Hij krijgt een uitnodiging, maakt een account met een passkey en staat erin. Het account is gratis en telt niet mee voor je gebruikerslimiet.
Wil je de samenwerking beëindigen, dan haal je de toegang met één handeling weg. Wat hij heeft gedaan blijft zichtbaar in het auditlog.
Ga naar de instellingen van je administratie.
Kies Gebruiker uitnodigen en vul zijn e-mailadres in.
Kies de rol Boekhouder.
Verstuur de uitnodiging.
Wat mag de rol Boekhouder wel en niet?
Wel: boeken, betalingen koppelen, het grootboek beheren, btw berekenen en het overzicht ophalen, bezittingen en afschrijvingen bijhouden, rapporten opvragen, periodes en boekjaren vergrendelen en de auditfile in XAF ophalen.
Niet: facturen versturen namens jou, gebruikers en rollen beheren, het abonnement wijzigen of de administratie verwijderen. Die handelingen horen bij de eigenaar.
Zodra een btw-periode is ingediend of een boekjaar is afgesloten, vergrendel je hem. Daarna kan er niets meer met terugwerkende kracht veranderen, ook niet per ongeluk.
Moet er alsnog iets gecorrigeerd worden, dan boek je die correctie in de lopende periode met een verwijzing naar de periode waar hij bij hoort.
De auditfile en de jaarcijfers ophalen
De auditfile in XAF haal je in één handeling op, over de periode die je kiest. Balans en winst-en-verliesrekening staan met een vergelijkingskolom klaar en zijn door te klikken tot op de boeking en het bewijsstuk.
Wil je alles hebben, dan exporteer je de volledige administratie in JSON. Dat kan ook nadat je hebt opgezegd.
Mail naar support@readybooks.money met de naam van je administratie en, als het kan, een schermafbeelding of het documentnummer. Dat scheelt een ronde heen en weer en je hebt sneller antwoord.
